Gastos

Gastos muestra lo que gasta tu empresa, a partir de las facturas y los tickets de compra que subes. Está en Gestión Empresarial, justo después de Ventas. En el móvil, ábrelo desde Más.

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Las pestañas

Gastos tiene tres pestañas:

• Facturas de compra: la lista de facturas y tickets de compra, con filtros, categorías, estado del pago y acciones de pago.
• Por pagar: las facturas de compra que no has pagado por completo, por vencimiento. Consulta Por cobrar y Por pagar.
• Perspectivas de gasto: tarjetas de resumen y gráficos, separados de la lista de trabajo. Al alternar entre Facturas de compra y Perspectivas de gasto se conservan el periodo y los filtros.

El título de la página muestra Gastos y la pestaña abierta: Gastos > Facturas de compra, Gastos > Por pagar o Gastos > Perspectivas de gasto.

Quién ve Gastos

Gastos forma parte de la gestión financiera. Tu asesor activa la gestión financiera para tu empresa. El equipo de Numonis también puede activarla. Hasta entonces, Gastos no aparece en tu navegación.

Tu asesor siempre ve Gastos en tu empresa. Mientras la gestión financiera está desactivada, las tres pestañas muestran a tu asesor el panel para activarla.

Con la gestión financiera activa, tú y tu asesor veis la misma página y las mismas cifras.

Qué muestra la pestaña Facturas de compra

Facturas de compra lista tus facturas de compra y tus tickets de compra. No incluye:

• un archivo original que Numonis separó en varios documentos (sí incluye los documentos separados),
• los duplicados,
• los documentos rechazados.

De arriba abajo, la pestaña muestra:

1. Filtros: la misma barra que el listado de facturas de venta, justo debajo de las pestañas y encima de la lista. El buscador está a la izquierda. En una pantalla ancha, los botones de filtro quedan a la derecha de esa fila. En el móvil, el buscador queda encima de los botones. Los botones son Categoría, Periodo, Proveedor e Importe, en ese orden. Periodo ofrece Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Este año o Personalizado. Personalizado abre un calendario de rango. La página se abre en Este mes. Si este mes aún no tiene facturas de compra, se abre en el último mes que las tiene, por ejemplo Sept 2026. La búsqueda usa proveedor, número de factura, nombre de archivo o importe. La categoría incluye Sin categoría. El importe es una base imponible mínima y máxima.
2. Lista: proveedor y número de factura, categoría, fecha de factura, fecha de subida, Estado del pago y base imponible en la moneda de la factura. El pago aparece como Sin pagar, Pagada totalmente, Vencida o Pagada parcialmente. Los documentos aún no extraídos no tienen estado del pago. Ordena las fechas y el importe con las cabeceras de columna. Pulsa Marcar como pagada junto a una factura pendiente para registrar los datos opcionales y confirmar. Pulsa la fila o Vista previa del documento para ver el original, la revisión y los detalles del pago. El menú también ofrece Abrir en Documentos. La vista previa incluye el campo editable Categoría. En pantallas estrechas, las tarjetas mantienen visibles el importe y las acciones.

La vista previa también muestra la cuenta enmascarada del proveedor, el método, el origen de la confirmación y el método y la fecha registrados. Despliega Lo que indica la factura para ver el estado extraído y su confianza. El efectivo, la tarjeta o un recibo no prueban por sí solos el pago. Marcar como pagada abre los datos opcionales antes de confirmar. Si parece pagada pero sigue pendiente, elige Sigue pendiente para reconocer la lectura y mantenerla pendiente de pago.

Perspectivas de gasto

Abre Perspectivas de gasto para ver el coste total antes de IVA (base imponible), número de facturas, facturas sin categoría y coste medio por factura con importe en euros. Los costes están en EUR. Los pagos bancarios vinculados no se cuentan otra vez.

Los gráficos muestran gastos en el tiempo, principales categorías y principales proveedores. La evolución tiene pestañas Mes, Trimestre y Año y sus propias fechas Desde/Hasta, inicialmente de enero a hoy. La línea acumulada se reinicia cada año natural. Los gráficos de categorías y proveedores alternan entre EUR y porcentaje.

Los filtros de búsqueda, categoría, periodo, proveedor e importe se aplican a ambas vistas. El periodo se aplica al resumen, las clasificaciones y la lista; la evolución tiene su propio rango de fechas.

El periodo por defecto es el mes actual. Un documento cuenta en el mes de su fecha de factura. Sin fecha de factura, Numonis usa la fecha fiscal y, después, la fecha de subida. Por ejemplo, una factura de diciembre que subes en enero cuenta como coste de diciembre.

Los reembolsos y los abonos reducen el coste. El gráfico de categorías solo muestra las categorías con coste positivo. La lista de facturas y el gráfico de evolución conservan los importes negativos.

Los documentos que todavía se están procesando, o que todavía no tienen importe en euros, siguen en la lista. No están incluidos en los totales ni en los gráficos. Un aviso debajo de los filtros indica cuántos hay.

Pulsa Revisar en Documentos en el aviso de documentos incompletos para abrir las facturas y los recibos de compra. La vista previa de cada gasto explica por qué no está incluido: el documento todavía se está procesando o necesita atención, Numonis todavía no ha terminado de leerlo, falta la base imponible o el documento está en otra moneda y todavía no tiene importe en euros.

Cómo recibe una factura su categoría

Gastos usa las mismas categorías que Banca. Numonis guarda la categoría en la factura. La toma de la primera fuente que tenga una:

1. La elección de una persona. La categoría que eliges tú o tu asesor siempre gana. También cuando una persona elige Sin categoría.
2. Tu última elección para el proveedor. La última categoría que una persona eligió para una factura del mismo proveedor.
3. El pago bancario vinculado. La categoría del movimiento bancario de salida vinculado a la factura.
4. Una sugerencia de la IA. Numonis sugiere una categoría cuando lee una factura nueva.

Numonis guarda la categoría una sola vez. Después, solo una persona puede cambiarla. Abrir la lista o los gráficos nunca cambia una categoría. Una factura sin categoría recibe una más tarde cuando aparece una fuente, por ejemplo cuando le vinculas un pago bancario.

Al activar la gestión financiera, Numonis categoriza las facturas existentes a partir de las elecciones para cada proveedor y los pagos bancarios vinculados. Después, la IA sugiere categorías para las restantes en segundo plano. Este proceso también se ejecuta tras procesar una factura de compra, incluidas las leídas por un analizador específico del proveedor. Las facturas dudosas siguen sin categoría.

La categoría sirve para tu vista de gestión. No cambia el tipo de documento ni el estado de revisión, y no marca una factura como pagada.

Cambiar la categoría de una factura

1. Abre Gastos y busca la factura en la pestaña Facturas de compra.
2. Pulsa la categoría o Añadir una categoría para abrir el selector junto a la fila. También puedes cambiar la Categoría en la vista previa de la factura o en el detalle del documento.
3. Elige una categoría. Elige Sin categoría para dejar la factura sin categoría.

Una estrella azul señala las categorías de la IA, la memoria del proveedor o un pago bancario vinculado, tanto en la lista como en el detalle del documento. Puedes cambiarlas.

Numonis guarda el cambio al momento. En el detalle del documento, una nota breve debajo del campo indica de dónde viene la categoría actual. La categoría que eliges también se aplica a las facturas existentes sin categoría del mismo proveedor y se sugiere para las nuevas. Se conservan las categorías ya guardadas y las elecciones explícitas de Sin categoría. Sin categoría no pasa a ser una sugerencia.

Si una categoría nueva ya no coincide con el filtro activo, la factura sigue visible con la categoría actualizada durante esta visita. Los cambios de pago también actualizan la fila sin quitarla. Al salir de la lista o cambiar los filtros, el periodo, la página o el orden, se aplican de nuevo los filtros.

Artículos relacionados

• Por cobrar y Por pagar
• Ver el detalle de un documento
• Categorizar movimientos bancarios
• Vincular documentos a movimientos

Revisar documentos excluidos de gastos

Revisar en Documentos abre las facturas y los recibos de compra excluidos de los totales en el periodo del aviso, con los mismos filtros de categoría, proveedor, búsqueda e importe. El filtro Excluidos de gastos muestra ese periodo. Quítalo para ver otros documentos de compra; el tipo de compra sigue seleccionado. El estado y los demás filtros de Documentos reducen este conjunto. Cambiar de pestaña abre una vista sin filtros.