Por cobrar y Por pagar

Usa Ventas › Por cobrar y Gastos › Por pagar para ver las facturas que tus clientes aún te deben, las facturas que aún debes pagar, sus vencimientos y los pagos bancarios por confirmar.

Dos pestañas muestran lo que está pendiente:

Por cobrar, en Ventas: facturas de venta que tus clientes no han pagado por completo. Incluye las facturas que emites en Numonis y las facturas de venta que subes a Documentos.
Por pagar, en Gastos: facturas de compra que no has pagado por completo.

Un recibo o un método de pago en efectivo o tarjeta no confirma por sí solo el pago. Las facturas de compra y los recibos siguen pendientes hasta la confirmación de una persona o la conciliación bancaria completa.

Las dos pestañas funcionan de la misma forma. Esta página describe las dos.

Las pestañas muestran solo el importe que queda pendiente. Cuando los pagos cubren una parte de la factura, la fila muestra el resto, por ejemplo "70 € ya pagados".

Las facturas rectificativas vinculadas también reducen el saldo pendiente. No cuentan como pagos. Al desvincular una rectificativa, esa parte del saldo vuelve a quedar pendiente.

Las pestañas forman parte de la gestión financiera. Aparecen para tu organización cuando tu asesor la activa. Hasta entonces, Ventas no tiene la pestaña Por cobrar y Gastos no está en el menú lateral.

Cómo llegar

Para ver lo que te deben tus clientes, abre Ventas en el menú lateral y después la pestaña Por cobrar.
Para ver lo que debes pagar, abre Gastos en el menú lateral y después la pestaña Por pagar.
En el móvil, pulsa Más en la barra inferior y después Ventas o Gastos. Las pestañas de Ventas aparecen como una lista desplegable.

Por cobrar también funciona cuando no emites facturas en Numonis. Si facturas con otra herramienta y subes tus facturas de venta a Documentos, Por cobrar muestra lo que te deben tus clientes. En ese caso, Ventas abre Por cobrar. Las otras pestañas de Ventas siguen mostrando el alta de facturación.

Las tarjetas Por cobrar y Por pagar del panel también abren estas pestañas. Un enlace guardado a la antigua página Cobros y pagos abre Por cobrar o Por pagar.

Los indicadores

Pendiente y Vencido resumen las facturas pendientes. Por pagar también tiene la tarjeta Próximos 30 días. Cada tarjeta muestra un importe y el número de facturas. Pasa el puntero por el icono i de una tarjeta para ver su definición.

Tarjeta	Qué muestra
Pendiente	El importe pendiente de todas las facturas, con las facturas vencidas.
Vencido	El importe pendiente de las facturas con vencimiento anterior a hoy.
Próximos 30 días (solo Por pagar)	El importe pendiente de las facturas que vencen desde hoy hasta dentro de 29 días.

Los importes de las tarjetas están en euros. Los pagos en efectivo, los pagos bancarios vinculados y las rectificativas reducen primero el saldo pendiente en la moneda de la factura. Cada importe restante se convierte con el tipo positivo guardado más reciente hasta hoy en Madrid, se redondea a céntimos de euro y se suma a las tarjetas. En fines de semana o festivos, puede ser el tipo del último día hábil. Los tipos guardados no tienen límite de antigüedad y abrir la página no solicita un tipo nuevo.

Si se convierte algún importe en otra moneda, debajo de las tarjetas aparece: «Divisas convertidas a € con el tipo de cambio de hoy». Una segunda línea explica que las estimaciones de las filas usan el tipo de la factura o uno histórico y pueden diferir de los totales. Si falta el tipo guardado de una moneda o falla la consulta, esos importes no entran en el total en euros. La línea «Fuera de los totales (otras monedas)» muestra su importe original. Las tarjetas del panel usan las mismas cifras.

Los saldos de la lista y de la vista previa muestran el euro como importe principal. En una factura en otra moneda, el importe original aparece debajo, en texto más pequeño. La estimación en euros de cada fila usa el tipo guardado en la factura cuando existe; si no, el último tipo guardado hasta la fecha de operación (fecha de factura, fecha fiscal del documento u hoy si faltan). No se muestran los tipos de cambio. Si no se puede estimar el importe en euros de una fila, el importe principal muestra un guion y el original sigue visible. Esa estimación puede diferir del tipo de hoy que usan las tarjetas. Cuando se aplica el mismo tipo, las tarjetas coinciden con la suma de los importes redondeados de las filas. El importe que pagas o cobras sigue en la moneda de la factura.

Cuando hay filtros activos, Todas las facturas encima de los indicadores recuerda que estos totales incluyen todas las facturas pendientes de la empresa. Los filtros cambian la lista, pero no estos indicadores.

Cobros previstos

Por cobrar muestra Previsto para los Próximos 3 meses por defecto. Elige Próximas 2 semanas para cambiar el horizonte; la selección se guarda en la URL. El total usa el saldo pendiente de las facturas de venta abiertas que vencen dentro del periodo. Excluye las facturas vencidas y sin fecha de vencimiento. Los saldos en otras monedas usan el mismo tipo guardado para hoy y el mismo redondeo por factura que las tarjetas, tanto en el total previsto como en las barras por periodo, el acumulado y la clasificación de clientes. Por ejemplo, una factura pendiente de 200 PLN suma 50 € si el tipo guardado es de 4 PLN por euro. Solo las monedas sin un tipo disponible aparecen por separado, fuera de los importes en EUR. Cada factura cuenta una vez, incluidas las que no tienen tipo.

Las fechas siguen Europe/Madrid e incluyen hoy y el último día. Dos semanas abarcan 14 días, desde hoy hasta dentro de 13 días. Tres meses terminan en la misma fecha del calendario tres meses después, ajustada al último día si no existe: el 30 de noviembre termina el 28 de febrero, o el 29 en un año bisiesto.

Cuentas por cobrar muestra dos barras de siete días para el horizonte de dos semanas, o barras por mes natural para el de tres meses (el primer y último mes pueden ser parciales), más el acumulado. Principales clientes ordena los clientes por el saldo en EUR del mismo periodo. Los dos gráficos permanecen abiertos y se actualizan tras los cambios en los pagos. El horizonte cambia este total y los gráficos; la lista conserva sus propios filtros. Por pagar no tiene gráficos.

Encontrar una factura

Las pestañas encima del buscador filtran la lista por vencimiento:

Pestaña	Facturas
Todas sin cobrar / Todas sin pagar	Todas las facturas pendientes. Por cobrar usa Todas sin cobrar. Por pagar usa Todas sin pagar.
Vencidas	La fecha de vencimiento es anterior a hoy.
Próximos 7 días	Vencen desde hoy hasta dentro de 6 días.
Próximos 30 días	Vencen dentro de 7 a 29 días.
Más adelante	Vencen dentro de 30 días o más.
Sin fecha	La factura no tiene fecha de vencimiento.

Los días siguen el calendario de Madrid. En el móvil, estas pestañas son una lista desplegable.

Usa el buscador para encontrar un proveedor o un cliente, un número de factura o un importe. Los botones de filtro añaden más condiciones:

Proveedor o Cliente: las facturas de un proveedor o de un cliente con facturas pendientes.
Categoría, solo en Por pagar: la categoría de gasto de la factura.
Estado de la transferencia, solo en Por pagar. Cada opción indica si puedes pagar la factura por transferencia y qué hacer después. Se combina con el buscador y los vencimientos.
Vencimiento: un periodo predefinido o un rango de fechas en el calendario. Pulsa Aplicar.
Importe: un importe pendiente mínimo en EUR, máximo o los dos. Pulsa Aplicar.

Estado de la transferencia	Qué significa
Cualquier estado de transferencia	Muestra todas las facturas pendientes, tanto si ya puedes transferir como si no.
Lista para transferir	Factura revisada e IBAN del proveedor guardado. Selecciónala y pulsa Descargar fichero de pagos.
Falta el IBAN del proveedor	Introduce el IBAN del proveedor en Descargar fichero de pagos, o pide a tu asesor que lo guarde en Documentos.
Factura sin revisar	Tu asesor debe revisar esta factura en Documentos antes de que puedas preparar una transferencia.
Pago sin confirmar	La factura indica que está pagada. Confirma el pago, o elige Sigue pendiente, antes de transferir.

La vista previa de la factura usa estos mismos nombres junto a Estado de la transferencia.

El estado de la transferencia muestra la primera comprobación que requiere atención. Puede aparecer otro estado al resolverla. Lista para transferir sigue necesitando una cuenta bancaria activa en EUR y un fichero SEPA válido. La descarga comprueba importes, IBAN y los datos de dirección necesarios. Sube el fichero a tu banco para revisar y autorizar los pagos.

Un filtro activo se muestra relleno. Pulsa su × para quitarlo.

El filtro Importe y la ordenación por Pendiente usan el saldo principal en EUR. Las facturas sin estimación en EUR quedan fuera del filtro por importe y se ordenan después de los saldos conocidos en ambos sentidos.

Leer la lista

En el ordenador, la lista es una tabla. Pulsa el título de una columna con flechas para ordenar por ella. Cada fila muestra:

Proveedor o Cliente, con el número de factura debajo;
Vencimiento, con Vencida y los días de retraso, En plazo o Sin fecha debajo. Las pantallas más anchas también muestran Fecha emisión;
Categoría, en Por pagar. Una estrella azul indica que Numonis propuso la categoría o la aprendió de este proveedor. Pulsa la categoría o Añadir una categoría para abrir el selector en la propia lista. La selección se guarda al momento. También puedes cambiarla en la vista previa de la factura;
Estado del pago: Sin cobrar o Cobrada parcialmente en Por cobrar; Sin pagar o Pagada parcialmente en Por pagar. Si hay una conciliación sugerida, Revisar coincidencia sustituye al estado sin cobrar o sin pagar y abre la sugerencia para revisarla. No confirma el pago. El método de la factura aparece debajo;
Pendiente: el importe que falta, con lo ya pagado debajo.

La lista no muestra el estado de revisión. La vista previa de Por pagar lo muestra para una factura de compra subida. Por cobrar muestra el estado del pago y no muestra el estado de revisión. En una pantalla estrecha, las tarjetas mantienen visibles el importe y las acciones de pago.

Las facturas de compra domiciliadas no tienen casilla ni acción de pago. Cuentan en los totales y se cierran cuando el cargo del banco se vincula a la factura.

Abre cualquier factura con Vista previa en su menú ⋮, también con el teclado.

Después de Abrir factura o Abrir en Documentos, pulsa Volver en la cabecera o en el navegador para volver a la misma lista de Por cobrar o Por pagar, con sus filtros, búsqueda, página y posición de desplazamiento. También funciona con las facturas subidas.

Las filas de facturas cerradas muestran el método de pago registrado. Si no se registró ninguno, Método en la factura identifica el que aparece en la factura.

Ver movimientos bancarios vinculados

Abre una factura desde Por pagar o Por cobrar para ver Movimientos bancarios vinculados en su detalle. La misma sección aparece en la vista previa de Gastos y en el detalle de la factura del archivo de Documentos. Incluye los vínculos manuales y automáticos con su origen, fecha, cuenta, importe bancario e importe aplicado a esta factura. Los pagos parciales aparecen por separado.

Pulsa Ver movimiento para abrir el movimiento exacto en Banca, también si es un pago antiguo. Para pagos en otra moneda, el importe bancario conserva su moneda original y la asignación usa la moneda de la factura. Un movimiento vinculado solo como justificante se identifica y no cuenta para el saldo de la factura. Una coincidencia indicada con Revisar coincidencia sigue siendo una sugerencia hasta que se aplica.

Confirmar un pago bancario

Cuando Numonis encuentra un movimiento bancario que puede pagar una factura, la fila muestra Revisar coincidencia. Pulsa Revisar coincidencia, la fila, o abre su menú ⋮ y pulsa Confirmar pago bancario. Se abre una ventana con la vista previa del documento, los detalles del pago y la tarjeta Pago bancario encontrado, con el importe, la fecha y el texto del movimiento. Las facturas subidas muestran el archivo original; las creadas en Numonis muestran una vista previa con marca de agua, sin generar ni sustituir el PDF definitivo. Abrir factura te lleva a la página de la factura. Para las facturas subidas, Abrir en Documentos abre el detalle del documento original.

Pulsa Aplicar pago bancario para vincular el movimiento a la factura. Es la acción principal de la tarjeta de sugerencia, debajo de los otros controles. El detalle permanece abierto y muestra el saldo confirmado; si el pago es parcial, conserva el importe que falta.
Pulsa × (No es este) para rechazar la sugerencia. Numonis no vuelve a sugerir ese movimiento para esa factura.

El detalle sigue abierto tras cualquiera de las dos acciones. La lista actualiza el saldo y quita Revisar coincidencia cuando no quedan sugerencias. Una factura pagada parcialmente puede seguir mostrando Revisar coincidencia para otro pago sugerido.

La vista previa muestra el estado confirmado y su origen (cobros bancarios, efectivo registrado o confirmación manual), el IBAN del proveedor enmascarado, el método de la factura y el método y la fecha registrados. Despliega Lo que indica la factura para consultar por separado el estado extraído y su confianza. Si parece pagada, confirma el pago o elige Sigue pendiente. La lectura original se conserva y puedes preparar la transferencia; las futuras conciliaciones bancarias siguen actualizando el pago.

Tras cambiar el pago o la categoría, la lista actual conserva la factura en su posición con los valores actualizados. Una factura cerrada muestra Cobrada totalmente en Por cobrar o Pagada totalmente en Por pagar, un saldo pendiente de cero y ninguna acción de pago ni casilla de selección. Los totales se actualizan al momento. Al salir y volver a abrir la lista, o cambiar un filtro, la página o el orden, se aplican de nuevo los filtros actuales. Las facturas cerradas dejan entonces la lista de pendientes.

Marcar una factura como pagada o cobrada

Sin una sugerencia bancaria, la acción principal del detalle es Marcar como pagada en Por pagar y Marcar como cobrada en Por cobrar. Por pagar ofrece después Vincular pago bancario. Por cobrar ofrece Marcar como parcialmente cobrada. Las dos ofrecen después Abrir factura/documento. Si hay una sugerencia, la acción manual es secundaria. Pulsa Marcar como pagada o Marcar como cobrada junto a Pendiente en la fila, o en la tarjeta del móvil. También puedes pulsar la fila para abrir la vista previa del documento con las acciones al lado, o abrir el menú ⋮:

Marcar como pagada, en Por pagar, abre un paso con los datos del pago. Puedes indicar el método y la fecha de forma opcional y pulsar Confirmar pago para cerrar la factura. Marcar como cobrada, en Por cobrar, abre el mismo paso para el cobro y se confirma con Confirmar cobro. La fecha empieza en hoy; si la dejas vacía, se registra hoy. No se aceptan fechas futuras. Cancelar deja la factura sin cambios. Se sugiere el método de la factura y puedes cambiarlo. El mismo paso de confirmación de un pago está disponible en la vista previa de Gastos y en Documentos. El método registrado no cambia las condiciones de pago de la factura emitida. Úsalo para un pago o un cobro que no está en tus cuentas bancarias, por ejemplo un pago desde otra cuenta. El mensaje que aparece después tiene Deshacer.
Vincular pago bancario, en Por pagar, abre Banca con los movimientos sin vincular del mismo importe. Abre el movimiento y vincula allí la factura.
Marcar como parcialmente cobrada, en Por cobrar, registra una parte de la factura. Elige Pago bancario y vincula un movimiento de entrada que siga abierto, o elige Efectivo e indica el importe y la fecha. El pendiente baja en ese cobro. Cuando los cobros cubren la factura, sale de la lista como cobrada. El efectivo se escribe a mano hasta que una caja pueda vincularlo. Deshacer, en el mensaje, quita el importe en efectivo que acabas de indicar. Más adelante, abre la vista previa o el detalle de la factura emitida o importada y pulsa Eliminar cobro en efectivo en Cobros en efectivo registrados. También funciona si el efectivo cobró toda la factura.
Abrir factura abre la factura o el documento.

Para marcar varias facturas a la vez, marca sus casillas. La casilla del encabezado marca todas las filas de la página. Cuando la lista tiene varias páginas, Seleccionar las N facturas marca todas las facturas del filtro activo. La barra muestra el número de facturas seleccionadas y su total. En Por pagar, pulsa Marcar como pagadas. En Por cobrar, pulsa Marcar como cobradas. Comprueba el total y confirma.

Una factura que marcas como cobrada o pagada se mantiene cerrada, también si cambian los pagos bancarios. Si se cerró por pagos bancarios, puede volver a quedar pendiente cuando desvinculas un pago en Banca.

Los importes en efectivo se registran en la moneda de la factura, también si es extranjera; no se convierten a EUR al registrarlos. Usa como máximo dos decimales y un importe mayor que cero, hasta el saldo pendiente después de los pagos bancarios y el efectivo. Las fechas siguen Europe/Madrid y no pueden ser futuras. Se admite una fecha anterior a la factura para un cobro anticipado. Reintentar el mismo envío lo registra una sola vez. Los pagos bancarios vinculados después solo cubren el saldo pendiente; no sustituyen un cobro en efectivo. Deshaz el cobro en efectivo si representaba ese mismo pago. La integración con una futura caja registradora aún no está disponible.

Las facturas con efectivo registrado mantienen su total y moneda. Elimina esos cobros antes de cambiar esos valores, eliminar o sustituir la factura. Los ficheros de adeudos SEPA cobran facturas completas, por lo que excluyen las facturas con cualquier cobro registrado. Los ingresos no cambian; los totales pendientes y vencidos reflejan el saldo restante.

Descargar un fichero de pagos a proveedores en lote

En Gastos › Por pagar, selecciona las facturas y pulsa Descargar fichero de pagos en la barra de selección.
Elige SEPA XML para subirlo al banco, o Wise CSV para Wise Business. Para SEPA XML, elige tu cuenta bancaria activa en EUR y la fecha de pago (hoy o una fecha futura).
Comprueba las cuentas guardadas de los proveedores, seleccionadas automáticamente y enmascaradas. Usa Cambiar cuenta para introducir una alternativa o añade los IBAN que falten. Los cambios aquí solo se usan en esta descarga; tu asesor puede corregir los datos guardados en Documentos.
Descarga el fichero. Sube el SEPA XML a tu banco, o el Wise CSV a Pagos › Lote en la web de Wise Business. Revisa allí los destinatarios, los importes y las comisiones; después, aporta los fondos y autoriza los pagos.

Ambos formatos incluyen una transferencia por el importe pendiente de cada factura. Selecciona hasta 500 facturas de compra revisadas en EUR, con transferencia o sin forma de pago. Las domiciliaciones, los pagos en efectivo o tarjeta y las facturas sin revisar no se pueden exportar. Las facturas que parecen pagadas requieren confirmar el pago o elegir Sigue pendiente primero. Si cambia una cuenta guardada del proveedor o un importe pendiente, actualiza la lista y vuelve a seleccionar la factura.

SEPA XML utiliza pain.001.001.09. Los pagos con cuentas fuera del EEE también necesitan la ciudad y el país de la empresa y del proveedor en sus datos.

Wise CSV permite pagar en EUR a los IBAN de los proveedores con el formato de pagos en lote a cuentas bancarias de Wise. Elige Empresa o institución o Persona física para cada destinatario según el titular de la cuenta bancaria; esta elección solo se usa en la descarga. Se incluyen las direcciones guardadas; una cuenta del proveedor fuera del EEE requiere su ciudad y país. Cada transferencia admite hasta 20 millones de EUR. Los nombres, las direcciones de proveedores y las referencias de factura que empiezan por caracteres de fórmula (+, -, = o @) deben corregirse antes de exportar. El fichero solicita que el proveedor reciba todo el importe pendiente (amountCurrency=target), con las comisiones de Wise a tu cargo. Elige la financiación y la fecha de pago en Wise: el CSV no selecciona una cuenta de cargo ni programa pagos. No cambies los nombres de las columnas.

Wise requiere una cuenta Business verificada. Su límite es de 1.000 transferencias, o 100 para miembros cuyos pagos necesitan aprobación; Numonis exporta un máximo de 500 facturas. Si tus pagos en Wise necesitan aprobación, selecciona como máximo 100 facturas por exportación. Consulta la guía de pagos en lote de Wise y los requisitos de la plantilla.

Descargar el fichero no envía pagos ni marca las facturas como pagadas. Siguen pendientes hasta que confirmes el pago o vincules los movimientos bancarios. Comprueba si ya has subido un fichero anterior antes de subir otra copia.

En el móvil

En Por pagar, Pendiente ocupa la primera fila, con Vencido y Próximos 30 días debajo. En Por cobrar, Pendiente y Vencido aparecen uno al lado del otro, seguidos del total previsto y los gráficos apilados. Cada factura es una tarjeta con su casilla, el importe pendiente, el vencimiento, las etiquetas de estado y el botón de cierre: Marcar como pagada en Por pagar y Marcar como cobrada en Por cobrar. Si hay una coincidencia bancaria sugerida, pulsa Revisar coincidencia en la tarjeta para revisarla. Pulsa una tarjeta para abrir un panel en la parte inferior de la pantalla con la vista previa del documento encima de los detalles y acciones. La barra para marcar varias facturas también funciona en el móvil.